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DEVIS INFORMATIQUE

GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS

La GED

Qu’est-ce que la GED?

La terme « GED » signifie Gestion Electronique de Documents. 

La gestion électronique de documents un système informatique qui a pour but d’organiser, stocker, diffuser et gérer des documents papiers ou électroniques au sein d’une organisation. Autrement dit, c’est un logiciel qui apporte des solutions de gestion de données, d’archivage numérique, de dématérialisation de documents.

Elle permet d’optimiser la gestion de document et son exploitation par des outils et des traitements électroniques spécialisés et performants. Elle est de plus en plus utilisée par les entreprises cherchant à améliorer son organisation de documents papier via des logiciels proposant un service de cloud et d’open source pour que le contenu stocké ce situe dans un workflow fluide et accessible par les utilisateurs.

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Pourquoi mettre en place une GED au sein de son entreprise ?

Les fonctionnalités de la GED sont très bénéfiques pour les entreprises.
En effet, mettre en place une gestion électronique de documents permet le stockage et l’archivage de documents. Ainsi, la dématérialisation de la gestion de documents aide à l’optimisation et à la traçabilité des informations dans le workflow.

De plus, remplacer l’archivage analogue par l’archivage numérique permet d’accéder plus facilement aux documents, améliore le stockage en libérant de l’espace physique, aide à l’archivage et à la gestion de document dans un même logiciel. Les collaborateurs auront un accès immédiat à l’information.

Mettre en place une GED est utile pour la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, grâce à l’indexation qui est utile pour retrouver des documents facilement avec un service reconnaissance de documents et une lecture avancée qui peut classer le papier numérique en fonction de sa date, du destinataire ou de sa nature par exemple. De plus, la numérisation de données permet aux utilisateurs d’accéder à l’information qui lui sera utile comme par exemple des factures, des informations concernant les clients, des documents concernant le management.
Les processus de stockage physique sont de plus en plus risqués pour les sociétés car face à un dégât des eaux ou face à un incendie, les informations, les documents papier, les factures et autres peuvent se voir disparaitre ce qui mettrait en péril la société face à un potentiel contrôle fiscal par exemple. 

Comment fonctionne un logiciel de GED ?

Le logiciel GED offre un système de traitement dit en arborescence numérique.
Pour utiliser les services d’une GED, la numérisation de documents est essentielle.
Une fois que la dématérialisation des documents est obtenue, il faut les intégrer dans la GED

Lorsque la numérisation des fichiers est effectuée, ils pourront être intégré dans le logiciel par les collaborateurs et les utilisateurs. Le classement des documents par indexation ainsi que leur stockage dans le système d’archivage électronique de la GED est automatique.

Le classement des documents est réalisé par dossiers et sous dossiers grâce à un système pyramidal.
Au moment de l’indexation du document, la GED lui admet incontestablement un nombre de caractéristiques, qui deviendront autant de chemins d’accès au document. Chaque utilisateur accèdent ainsi plus spontanément à l’information, selon sa propre logique de travail via un moteur de recherche intégré.

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