GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS

De plus, remplacer l’archivage analogue par l’archivage numérique permet d’accéder plus facilement aux documents, améliore le stockage en libérant de l’espace physique, aide à l’archivage et à la gestion de document dans un même logiciel. Les collaborateurs auront un accès immédiat à l’information.

Mettre en place une GED est utile pour la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, grâce à l’indexation qui est utile pour retrouver des documents facilement avec un service reconnaissance de documents et une lecture avancée qui peut classer le papier numérique en fonction de sa date, du destinataire ou de sa nature par exemple. De plus, la numérisation de données permet aux utilisateurs d’accéder à l’information qui lui sera utile comme par exemple des factures, des informations concernant les clients, des documents concernant le management.
Les processus de stockage physique sont de plus en plus risqués pour les sociétés car face à un dégât des eaux ou face à un incendie, les informations, les documents papier, les factures et autres peuvent se voir disparaitre ce qui mettrait en péril la société face à un potentiel contrôle fiscal par exemple.